Étant à une position hiérarchique pas très élevée dans mon entreprise, je reçois chaque jour une soixantaine d’e-mails professionnels. Certains de mes collègues en reçoivent jusqu’à plusieurs centaines par jour. Il va sans dire que traiter tout ce courrier électronique n’est pas sans impact sur l’emploi du temps des cadres.

Plusieurs attitudes sont possibles face à cet afflux. Premièrement, il y a ceux qui les traitent les uns après les autres, ne laissant aucun e-mail sans réponse. C’est mon cas, mais je sens que j’atteins un niveau limite au-delà duquel il me sera difficile de continuer sans rogner sur d’autres tâches pourtant utiles elles-aussi.

À l’opposé, il y a ceux qui indiquent très clairement à leur entourage professionnel qu’il n’est pas utile de leur envoyer de mail car celui-ci ne sera pas lu. Ces personnes, généralement débordées sous un flot continu de courriels, se contentent de lire ceux qui viennent de leur hiérarchie. En général, elles font également l’effort d’ouvrir votre e-mail dans le cas où vous leur passez un coup de fil pour les en encourager.

Entre les deux il y a ceux qui traitent leur boite de réception par priorités, ou qui se réservent un créneau horaire en fin de journée pour traiter leurs e-mails. Cette dernière tactique a ses avantages : souvent, les e-mails s’enchaînent sous forme de discussion, et il est bien plus utile d’attendre la fin de l’échange pour intervenir : en général, quelqu’un a déjà pu répondre à votre place !

Chez Atos Origin, le patron Thierry Breton veut en finir avec les e-mails qu’il accuse d’être inutiles à 80 % et de faire perdre 5 à 20 heures par semaine à ses collaborateurs. Il a donc décidé de les supprimer progressivement, c’est-à-dire de les interdire purement et simplement d’ici à dans trois ans. Ils seront remplacés par des outils de communication interne divers : wikis, forums, messagerie instantanée, etc.

Pour ma part, j’essaie au maximum d’appeler les gens au lieu de leur envoyer un e-mail, et de les limiter à des comptes-rendus et des mémos. Bien souvent, on y gagne du temps et on évite quelques incompréhensions.